Beranda   Kontak   RSS Feed   Email    
Beranda   Kontak   RSS Feed   Email    
Beranda   Kontak   RSS Feed   Email    
---- Website Resmi DPRD Provinsi Jawa Timur ----

Tentang Sekwan DPRD

 
03 April 2013

Sebagai  pelaksanaan ketentuan pasal 17 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 8 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tatakerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur yang diundangkan dalam Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur tanggal 22 Agustus 2008 Nomor 1 Tahun 2008 seri D. Maka diterbitkan Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 78 Tahun 2008

Tentang

Uraian Tugas dan Fungsi, Bagian dan Sub Bagian Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Timur

 

URAIAN TUGAS  DAN  FUNGSI

BAGIAN UMUM

Bagian umum mempunyai  fungsi :

1.      Pelaksanaan  tata  usaha DPRD dan sekretariat  DPRD

2.       Pelaksanaan administrasi kepegawaian  Sekretariat  DPRD

3.       Penyiapan  sarana  dan  Prasarana  kegiatan  DPRD  dan Sekretariat  DPRD

4.       Pelaksanaan  Pengaturan, pemeliharaan, perawatan dan  penggunaan barang-barang  invertaris  serta  kendaraan  dinas

5.       Pelaksanaan urusan rumah tangga , keamanan / ketertiban kantor, rumah dinas pimpinan dan mess DPRD

6.       Pelaksanaan ke protokolan DPRD dan Sekretariat DPRD

7.       Pelaksanaan barang dan jasa

8.       Pengumpulan laporan tahunan  kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD

9.       Pelaksanaan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Sekretaris DPRD

 

Bagian umum terdiri atas:

a.       Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

b.      Sub Bagian Penyusunan Program dan Perlengkapan

c.       Sub Bagian Rumah Tangga dan Protikol

Masing- masing Sub Bagian di Pimpin oleh Sub Bagian yang berada di bawah dan ber tanggubg jawab kepada Kepala Bagian

 

1.       Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, mempunyai Tugas :

a.       Melakukun pencatatan surat masuk dan keluar

b.      Menyiapkan, surat dinas, undngan rapat-rapat kunjungan kerja

c.       Melakukan pengandaan, distribusi surat-surat dinas , undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja

d.      Mengelola administrasi kepegawaian

e.      Menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan DPRD

f.        Menyiapkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

g.       Melakukan tata kearsipan

h.      Melksanakan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Kepala Bagian

 

2.       Sub Bagian Penyusunan Program dan Perlengkapan mempunyai tugas :

a.       Menghimpun data dan menyiapkan bahan koordinasi penyusunan program

b.      Melaksakan pengelolahan data

c.       Melaksanakan perancanaan program

d.      Menyiapkan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan

e.      Menghimpun data dan menyiapkan bahan penyusunan program

f.        Melaksanakan monitoring , evaluasi  dan penyusunan laporan

g.       Melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD

h.      Melaksanakan inventarisasi sarana dan prasarana ,usulan penghapusan asset yang di kelola Sekretariat DPRD

i.         Melaksanakn pemeliharaan kendaraan dinas, sarana dan prasarana inventaris Sekretariat DPRD

j.        Melaksanakan pengelolaan administrasi , penyimpanan, pemeliharaan pendistribusian barang daerah

k.       Mempersiapkan bahan penyelesaian sengketa dan tuntutan ganti rugi yang menyangkut pengadaan barang dan jasa

l.         Melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan kepala bagian

 

3.       Sub Bagian Rumah Tangga dan Protokol mempunyai tugas :

a.       Melakukan urusan teknik , keamanan ,ketertiban , kebersihan dankeindahan lingkungan Gedung DPRD ,rumah dinas pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD

b.      Menyediakan pelayanan kesehatan bagi pimpinan dan Anggota DPRD dan pegawai Sekertariat DPRD

c.       Mengatur dan menyiapkan penggunaan kendaraan dinas untuk kegiatan Dinas Pimpinan dan anggota DPRD serta Sekertariat DPRD

d.      Mempersiapkan mengatur sarana dan prasarana pada acara rapat-rapat dan penerimaan tamu-tamu resmi DPRD serta Sekertariat DPRD

e.      Melaksanakan tugas tata tempat,tat upacara dan tata penghormatan pada acara Resmi  dan kenegaraan bagi Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekertariat DPRD ;

f.        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

 

 

BAGIAN PERSIDANGAN

Bagian Persidangan ,mempunyai fungsi :

1.       Penyiapan rancangan jadwal kegiatan DPRD;

2.       Penyiapan  rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;

3.       Penyiapan rencana kunjungan kerja DPRD;

4.       Penyusunan notulen /risalah rapat-rapat yang diadakan oleh DPRD ;

5.       pelaksanaan kegiatan alat kelengkapan DPRD;

6.       Fasiliatasi pelayanan aspirasi masyarakat;

7.       Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh sekertariat DPRD

 

Susunan Bagian Persidangan ,terdiri atas:

a.       Sub Bagian Rapat Dan Risalah

b.      Sub Bagian Alat Kelengkapan Dewan

c.       Sub Bagian Layanan Aspirasi Masyarakat

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bagian

 

1.       Sub Bagian Rapat dan Risalah,mempunyai  tugas :

a.       Menyusun rencana jadwal rapat-rapat DPRD

b.      Menyiapkan bahan-bahan siding atau rapat termasuk daftar hadir

c.       Melakukan penggadaan dan distribusi bahan-bahan rapat

d.      Menyiapkan bahan naskah sidang jalannya rapat Paripurna untuk Pimpinan DPRD

e.      Menyusun dan menggadakan notulen rapat DPRD

f.        Memelihara dokumentasi atau rekaman hasil rapat DPRD

g.       Menyusun dan menggadakan risalah rapat Paripuna DPRD

h.      Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian

 

2.       Sub Bagian Alat Kelengkapan Dewan, mempunyai tugas;

a.       Menyiapkan permohonan rapat dan kunjungan kerja/peninjauan alat kelengkapan DPRD

b.      Menyiapkan bahan rapat dan kunjungan kerja/peninjauan alat kelengkapan DPRD

c.       Menyusun notulen/catatan rapat dan kunjungan kerja/peninjauan alat kelengkapan DPRD

d.      Menyiapkan bahan koordinasi dan menyiapkan bahan-bahan dari pihak-pihak terkait dalam menunjang pelaksanaan kegiatan alat kelengkapan DPRD

e.      Melakukan tugas-tugas lain yang iberikan oleh Kepala Bagian

 

3.       Sub Bagian Layanan Aspirasi Masyarakat,mempunyai tugas :

a.       Melaksanakan fasilitasi layanan aspirasi masyarakat secara tidak langsung untuk disampaikan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD

b.      Menghimpun informasi,  mengelolah dan mendistribusikan berkas surat-surat pengaduan masyarakat dari masyarakat terhadap semua kebijakan DPRD

c.       Menghimpun dan memfasilitasi aspirasi masyarakat yang telah diolah DPRD yang akan ditindak lanjuti oleh instansi terkait

d.      Menyiapkan bahan guna pelayanan kepada masyarakat dan lembaga-lembaga pemerintahyang membutuhkan informasi/keterangan mengenai kegiatan DPRD

e.      Mencermati berita atau pertanyaan yang dikemukakan oleh Pimpinan, anggota DPRD dan pihak lain, kemudian melaporkan kepada Pimpinan DPRD terhadap pemberitaan media massa yang perlu mendapatkan tindak lanjut  DPRD

f.       Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian

 

 

BAGIAN KEUANGAN

Bagian Keuangan mempunyai fungsi :

1.       Pelaksanaan pengelolahan Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD termasuk pembayaran gaji dan tunjangan

2.       Pelaksanaan pengadministrasian dan pembukuan Keuangan

3.       Pelaksanaan penyusunan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pengelolahan keuangan

4.       Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris

 

Bagian keuangan terdiri atas

a.       Sub bagian anggaran

b.      Sub bagian pembayaran

c.       Sub bagian verifikasi

Masing-masing sub bagian dipimpin oleh kepala sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala bagian

 

1.       Sub bagian anggaranmempunyai tugas

a.       Mengumpulkan dan mengolah data anggaran

b.      Membantu penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD

c.       Menyyiapkan pelaksanaan anggaran

d.      Mengadakan penelitian anggaran

e.      Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian

 

2.       Sub bagian pembayaran mempunyai tugas

a.       Melakukan penyelesaian administrasi keuangan

b.      Melakukan pembayaran gaji dan tunjangan-tunjangan lain

c.       Melakukan tata pembukaan keuangan

d.      Melakuakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian keuangan

 

3.       Sub bagian verifikasi mempunyai tugas

a.       Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengujian terhadap dokumen pengeluaran dan penerimaan

b.      Mengevaluasi pelaksanaan anggaran berdasarkan realisasi penerimaan maupun pengeluaran

c.       Meneliti dan mencatat semua transaksi keuangan

d.      Menyusun laporan keuangan

e.      Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian

 

 

BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN

Bagian perundang-undangan mempunyai fungsi :

1.       Pengumpulan bahan dalam rangka penyusunan peraturan daerah dan produk DPRD

2.       Menyimpan produk hukum DPRD dan produk hukum lainnya

3.       Mengumpulan bahan dan data kegiatan DPRD untuk media cetak dan elektronik

4.       Pelayanan informasi kepada masyarakat dan lembaga-lembaga pemerintah mengenai produk hukum dan kegiatan DPRD

5.       Pengelolaan dan pemeliharaan system teknologi informasi dan komunikasi  di lingkungan sekretariat DPRD

6.       Pelaksanaan koordinasi penyusunan rancangan peraturan daerah  dan produk hukum DPRD  serta pengembangan dan pengeolaan system teknologi informasi dan komunikasi

7.       Pelaksaan tugass-tugas  lain yang diberikan oleh sekretaris

 

Bagian bagian perundang-undangan terdiri atas

a.       Sub bagian penyusunan peraturan perundang-undangan

b.      Sub bagian dokumentasi dan informasi

c.       Sub bagian publikasi

Masing-masing sub bagian dipimpin oleh kepala sub bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala bagian

 

1.       Sub bagian penyusunan peraturan perundang-undangan mempunyai tugas

a.       Menyiapkan bahan kajian penyusunan dan pembahasan peraturan daerah dan produk hukum DPRD serta keputusan sekretaris DPRD

b.      Mengumpulkan bahan dan data peraturan perundang-undangan

c.       Menyebarluaskan peraturan daerah dan produk hukum DPRD

d.      Memelihara berkas pengajuan dan penyusunan peraturan daerah

e.      Menyiapkan bahan dan fasilitasi kegiatan Program legislasi daerah

f.        Melaksanakan fasilitasi kegiatan tenaga ahli dan tenaga fungsional

g.       Melakukan gas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian

 

2.       Sub bagian dokumentasi dan informasi mempunyai tugas

a.       Mengumpulkan bahan pengembangan perangkat keras,  program aplikasi sistem  teknologi  informasi  dan komunikasi

b.      Mengelola perpustakaan dinas

c.       Mengelola website DPRD

d.      Melakukan pengumpulan data, rekam gambar dan audio visual kegiatn DPRD

e.      Melakukan verifikasi data dari hasil pengumpulan data  rekam gambar dan audio visual kegiatan DPRD

f.        Melakuakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian

 

3.       Sub bagian publikasi mempunyai tugas

a.       Membuat dokumentasi gambar/foto dan audio visual

b.      Menghimpun berita (klipping) media massa yang berkaitan kegiatan DPRD

c.       Menyiapkan dan mendistribusikan surat kabar dan majalah yang diperlukan oleh DPRD

d.      Menyiapkan bahan koordinasi dengan pers untuk meiputi kegiatan DPRD

e.      Meliput dan menghimpun laporan hasil kegiatan DPRD untuk bahan pemberitaan media cetak dan elektronika

f.        Mengelola penerbitan media DPRD

g.       Mengelola FrontOffice DPRD

h.      Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian

 

© 2013 Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Timur. All Rights Reserved